Każdy planuje zadania na różne sposoby, ale największe, najbardziej skomplikowane projekty mają wypróbowane i przetestowane metody, które pomagają rozkładać procesy i zapewniają, że interesariusze i różne działy mają jasność, co do tego jak będzie wyglądał projekt.

Poniżej znajdziecie kilka wskazówek dotyczących działań, które biznes powinien podjąć przed rozpoczęciem pracy z działem IT. Dzięki temu projekt będzie miał większe szanse na realizacje w zadanym czasie i budżecie.

Poświęcenie czasu na odpowiednie przygotowania do realizacji projektu jest niezwykle ważne. Wszyscy zaangażowani interesariusze muszą być świadomi tego, kto i co robi, kiedy zakończy działanie i jakie zasoby do jego realizacji zostały przydzielone. Musi to być tak jasne, jak to możliwe i łatwe do śledzenia, aby można było wprowadzać korekty i spełniać oczekiwania w trakcie całego procesu.

Krok 1: Wybierz Project Managera (project ownera). Dla sprawnej realizacji niezwykle ważne jest, aby tylko (i aż) jedna osoba podejmowała ostateczne decyzje, co do realizacji projektu. Project manager ponadto będzie odpowiedzialny za przygotowanie się do realizacji projektu od strony biznesu.

Krok 2: Ustal zakres projektu.

• Spotkaj się ze sponsorami projektu i kluczowymi interesariuszami, aby omówić ich potrzeby i oczekiwania dotyczące projektu oraz ustalić zakres bazowy, budżet i harmonogram.
• Stwórz listę potrzeb interesariuszy, uszereguj je według priorytetów i wyznacz konkretne cele projektu. Poznając potrzeby interesariuszy, zidentyfikujesz pożądane korzyści. Te korzyści to cele, które powinien osiągnąć projekt.
• Zapisz swoje cele i potrzeby interesariuszy w planie projektu.

Krok 3. Przeprowadź research. To ważny element planowania projektu, a jednak rzadko stosowany. Badania pomogą określić, czy ktoś w przeszłości planował i realizował podobny projekt. Ważne jest, abyś wykorzystał ich doświadczenie.

Krok 4. Opracuj plan działania. Kiedy już wiesz, jaki będzie zakres projektu, możesz opracować plan. Należy jednak pamiętać, że zakres może się zmieniać w trakcie projektu, ponieważ różni interesariusze proszą o uwzględnienie większej liczby elementów w produkcie końcowym.

• Przygotuj kilka wersji swojego planu. Oprócz stworzenia szczegółowego planu, rozważ sporządzenie jego podsumowania na jednej stronie. W ten sposób zawsze możesz zapamiętać, jakie cele i rezultaty chcesz osiągnąć.
• Opracowując plan projektu, powinieneś wiedzieć, jak zarządzać ryzykiem w projekcie i rozważyć kroki, które należy podjąć, aby zapobiec wystąpieniu niektórych zagrożeń lub ograniczyć ich negatywny wpływ. Przeprowadź ocenę ryzyka i opracuj strategię zarządzania ryzykiem, aby się przygotować.

Krok 5. Przedstaw plan projektu interesariuszom.

• Wyjaśnij, w jaki sposób plan odpowiada na ich oczekiwania i przedstaw rozwiązania wszelkich konfliktów. Upewnij się, że prezentacja nie jest jednostronna. Przeprowadź otwartą dyskusję z zainteresowanymi stronami.
• Spraw, aby plan projektu był jasny i dostępny dla wszystkich interesariuszy, aby nie musieli cię ścigać w celu uzyskania prostych aktualizacji. Umieszczenie wszystkich danych planu projektu w jednym miejscu, ułatwia śledzenie postępów, udostępnianie aktualizacji i wprowadzanie zmian bez zapełniania kalendarza spotkaniami.
• Upewnij się, że interesariusze dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje i jakie działania muszą podjąć.
• Jeśli okaże się, że plan nie jest zgodny z oczekiwaniami interesariuszy, porozmawiaj z nimi na tym etapie, aby uniknąć przykrych niespodzianek lub napiętych rozmów w przyszłości. Zamiast mówić interesariuszom, że ich oczekiwania lub prośby są nierealne, powiedz im, co jest potrzebne do realizacji (w tym – ile czasu, pieniędzy i ludzi). Pozwól im zdecydować, czy warto poświęcić dodatkowe zasoby.
• Ustal, kto od strony biznesu będzie zatwierdzał dane decyzje. Kto ma widzieć, które raporty i jak często?
• Ustal hierarchię. W projekt będzie zaangażowanych wiele osób z biznesu, ważne jest, aby ustalić hierarchię. W ten sposób, jeśli ktoś ma problem z wykonaniem jakiegoś zadania, będziesz wiedział, kto go zastępuje lub do kogo może się zwrócić po poradę.

Krok 6. Zdefiniuj sukces projektu. Ustal, jak będzie definiowane powodzenie projektu. Niezależnie od czynników sukcesu, muszą one być mierzalne i dostosowane do kluczowych celów – w ten sposób możesz zdefiniować kluczowe wskaźniki wydajności.

Krok 7. Wyznacz mileston’y. Jako Project Manager ułatwisz sobie życie wyznaczając kamienie milowe, cele na osi czasu realizacji projektu. Użyj do tego metody SMART (cel powinien być: konkretny, mierzalny, uzgodniony, realistyczny, określony w czasie). Jest to bardzo dobrze znana metoda w świecie biznesu. Kamienie milowe, takie jak ukończenie ważnej części projektu, pomagają w zachowaniu struktury procesu, ponadto informują różne zespoły o postępach.

Krok 8. Zrób snapshot. Jedną z ostatnich rzeczy, którą powinieneś zrobić jest snapshot planu – w skrócie: powinien zostać „zamrożony”. Będzie to stanowiło punkt odniesienia w trakcie całego projektu. Umożliwi śledzenie rzeczywistej wydajności w porównaniu z oczekiwaniami, przeprowadzanie analiz „co by było, gdyby” i informowanie nowych członków zespołu o tempie realizacji projektu, jeśli dołączą do niego po jego rozpoczęciu.

Krok 9: Rozważ późniejszy termin. Nawet, jeśli masz pewność, że możesz wcześniej ukończyć projekt, rozważyć wyznaczenie mu późniejszego terminu. Dzięki temu upewnisz się, że macie wystarczająco dużo czasu na wypadek nieoczekiwanego problemu.

Krok 10: Teraz jesteś już gotowy na przedstawienie projektu działowi IT. Przygotuj się do spotkania. Wysłuchaj opinii. Koniecznie uwzględnij czas na pytania i pomysły na realizacje projektu. Spróbuj zaangażować ich w brain storming. I nie zapomnij udokumentować jego wyników.

Powodzenia!

Bibliografia: Agile Estimating and Planning, by Mike Cohn. 

Managing Agile Projects by Sanjiv Augustine.