Sprawne zarządzanie projektami ma ogromne znaczenie dla usprawnienia funkcjonowania organizacji. Strategiczne podejście do rozwiązywania złożonych problemów biznesowych w krótkim czasie przy mniejszych zasobach powierzono kierownikom projektów, którzy wdrażają to podejście m.in. w formie agile project managementu. 

Agile Project Management

Agile Project Management, czyli zwinne zarządzanie projektami, wykorzystuje podejście iteracyjne, które koncentruje się na dostarczaniu wyników projektu tak szybko, jak to możliwe i w sposób progresywny. Zasady te umożliwiają programistom ciągłe dostosowywanie i przeglądanie procesów tworzenia oprogramowania. Pomaga to stopniowo poprawiać ich wydajność, ponieważ wykorzystują wnioski wyciągnięte od odbiorców, aby ponownie przedstawić rezultaty w kolejnej iteracji. W konsekwencji podejście Agile Project Management pozwala na ciągłą ocenę i doskonalenie procesów mających na celu rozwój produktu. 

Cyfryzacja

W dzisiejszych czasach, każda firma, która nie dąży do cyfryzacji, może być zagrożona wyginięciem. Na szczęście w branży technologii informatycznych transformacja cyfrowa zachodzi szybko i sprawnie. Dzięki temu, w szczególności mniejsze firmy mogą uzyskać tani dostęp do części tej wiedzy.

Warto zauważyć, że około dwie trzecie dyrektorów firm stara się przyspieszyć cyfrową technologię biznesową w swoich organizacjach. Jednak tylko około 20 proc. osiąga tę zmianę i czerpie korzyści*. Dlaczego tylko 20 proc.? Głównym powodem jest brak zgodności między menedżerami biznesowymi a ekspertami IT. Wszyscy koncentrują się na zmianach w systemie zaplecza, a nie na rozwijaniu usług front-end przez pryzmat menedżerów biznesowych, którzy będą wykorzystywać zaprojektowane systemy.

Case study

Taki case spotkał poprzednią organizację, w której pracowałam. Była to średniej wielkości firma zajmującej się usługami finansowymi. Koncentrowała się na marketingu cyfrowym, narzędziach optymalizacji wyszukiwarek (SEO) i narzędziach marketingu w wyszukiwarkach (SEM). Najważniejszy był końcowy efekt korzystania z oprogramowania.

Przeciętnie pracownik spędzał około 6 godzin tygodniowo na bezproduktywnych spotkaniach. Spotykaliśmy się w podgrupach, spotkania trwały za długo, były przekładane i przesuwane w czasie. Jak się domyślacie skutkowało to zbędnymi dyskusjami, nieporozumieniami i opóźnieniami w realizacji zadań i projektów.

To podejście zmieniło się wraz z szybkimi zmianami w trendach cyfryzacji. Firma zauważyła, że nie chodzi tylko o zmianę zaplecza oprogramowania, ale także o większe inwestycje w Agile Project Management. Przyjęcie filozofii Agile pomogło zjednoczyć całą siłę roboczą w organizacji do pracy z jasnymi i dobrze zdefiniowanymi celami. Pomogły w tym codzienne stand-upy – jedno z ważniejszych narzędzie Agile. 

Cyfrowa transformacja następuje wtedy, gdy integruje się zasady Agile i umożliwia interdyscyplinarną pracę zespołową w celu rozwiązywania problemów klientów.

Joe Soule, dyrektor ds. technologii w Capital One Europe.

Stand-up

Element zwinnego podejścia do zarządzania procesem rozpowszechniania i odbioru informacji przez odpowiednich interesariuszy określonego procesu pracy. Stand-up to zwykle krótkie spotkanie z pracownikami, aby wszyscy mogli być na bieżąco z informacjami o postępach w trwającym projekcie (bez wchodzenia w zbyt wiele szczegółów). Tego rodzaju spotkania są niezbędne do:

• dzielenia się krytycznymi informacjami,
• otwartego zgłaszania wszelkich problemów,
• umożliwiania członkom zespołu brania wzajemnej odpowiedzialności za projekt.

Stand-up nie powinien trwać dłużej, niż 15 minut. Wszelkie kwestie wymagające szerszego omówienia powinny być podjęte z odpowiedzialnymi za nie osobami po sesji stand-upowej.

Wyzwania i rozwiązania

Po pewnym czasie okazało się, że prowadzenie produktywnych spotkań to nie taka prosta sprawa. Większość wypowiedzi uczestników była skoncentrowana na zrozumieniu zagadnień i problemów oraz omówieniu rozwiązań. Ten typ komunikacji pozwalał na podjęcie wielu decyzji na jednym spotkaniu, ale działo się to pod presją czasu. Tym samym nie poświęcano go zbyt wiele na koordynację zadań.

Każde kolejne spotkanie było dla nas nauką i motywowało nas do usprawniania procesu i stand-upów. Doszliśmy do następujących wniosków, które mam nadzieję przydadzą się i Wam.

1. Zespół musi składać się z wysoko wykwalifikowanych ekspertów, muszą oni wspólnie rozumieć zadania i cele.
2. Najważniejsze jest omówienie przeszkód i ustalenie, co zostanie zrobione, w jakiej kolejności i w jakim czasie.
3. Każdy członek zespołu musi odpowiedzieć na trzy pytania scrumowe:

– Co zrobiłem?

– Co zostanie zrobione?

– Jakie przeszkody stoją na drodze do realizacji?

4. Zespół musi określić, w jaki sposób dokumentować i śledzić podjęte decyzje.

Atutem codziennych spotkań jest systematyczność pracy. Ponadto, zmniejszają ilość nieporozumień i zbędnych dyskusji. Lepsze spotkania tworzą lepszy produkt. W organizacji, o której mowa, stały się najbardziej cenionym podejściem do zarządzania projektami w dziale IT, a ostatecznie w całej organizacji.

Ludzie są ważniejsi, niż technologia. Codzienna komunikacja między członkami zespołu, szczególnie w czasach pracy zdalnej, sprawia, że projekt realizowany jest sprawniej, w dodatku w lepszej atmosferze, w której każdy zaangażowany skupiony jest na realizacji zadania. To z kolei sprawia, że jakość dostarczanego produktu jest znacznie lepsza.

https://kanbanize.com/agile/project-management/principles

*https://www.zdnet.com/article/agile-is-changing-software-development-heres-how-one-company-made-the-switch/